Comment présenter à la Commission une demande d’accès à l’information

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Information contenue dans cette brochure

Cette brochure comprend des renseignements qui vous indiquent à quoi vous attendre si vous présentez à la Commission une demande d'accès à un dossier de requête, notamment si:

• vous êtes partie à une requête;
• vous êtes le représentant d'une partie;
• vous êtes un particulier qui n'est ni une partie à une requête ni le représentant d'une partie.

Cette brochure n’offre pas un résumé complet de la loi et ne vise pas à fournir des conseils juridiques. Si vous avez besoin de plus amples renseignements sur la loi, veuillez consulter la section intitulée Pour de plus amples renseignements à la fin de la brochure.

Acronymes utilisés dans cette brochure

LAIPVP : Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée
CIPVP : Bureau du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée/Ontario

Situation où la Commission peut divulguer des renseignements sans demande aux termes de la LAIPVP

Introduction

Les dossiers de la Commission de la location immobilière ne sont pas accessibles au public. Ainsi, sauf dans les circonstances décrites ci-dessous, la Commission ne peut divulguer à des membres du public d'information se trouvant dans des dossiers de requête.

Le personnel peut fournir des renseignements provenant d'un dossier de requête de la Commission aux personnes suivantes :

• partie à la requête;
• membre du personnel d'un locateur qui est une personne morale et est partie à la requête;
• avocat ou parajuriste titulaire d'un permis qui représente une partie;
• personne ayant une autorisation écrite pour représenter une partie.

Toute personne qui ne fait pas partie de l'une des catégories susmentionnées doit présenter une demande aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) pour avoir accès à de l'information contenue dans un dossier de la Commission. Le coordonnateur de l'accès à l'information de la Commission examine cette demande et décide si l'information demandée peut être divulguée aux termes de la loi.

Demandes présentées par les parties à une requête

Les parties à une requête (locateurs, locataires et leurs représentants autorisés) ont le droit d'avoir accès à l'information contenue dans leur propre dossier de requête de la Commission sans avoir à présenter à la Commission une demande aux termes de la LAIPVP.

Avant de divulguer l'information, le personnel vérifie que la personne qui fait la demande est une partie. En règle générale, le personnel demande à la personne de lui fournir le numéro du dossier ainsi que l'adresse complète figurant dans la requête (y compris le code postal).

Demandes présentées par des employés d'un locateur constitué en personne morale

Les employés d'un locateur constitué en personne morale peuvent demander d'avoir accès à de l'information figurant dans le dossier des requêtes auxquelles leur employeur est une partie.

Si le personnel connaît l'entreprise et ses employés, il fournit l'information. Dans le cas contraire, le personnel demande des renseignements afin de vérifier que la personne qui fait la demande est un employé d'un locateur qui est partie à une requête présentée à la Commission. Par exemple, si l'employé fait la demande d'accès à l'information dans un bureau de la Commission, le personnel peut demander une carte professionnelle ou une autre pièce d'identité montrant que la personne est bien un employé du locateur dont le nom figure dans le dossier de la requête.

Demandes présentées par l'avocat ou le parajuriste titulaire d'un permis d'une partie

L'avocat ou le parajuriste titulaire d'un permis qui représente une partie a droit d'avoir accès à l'information qui se trouve dans le dossier de la requête de son client. Il n'est pas nécessaire que l'avocat ou le parajuriste fournisse une autorisation écrite de son client pour avoir accès à l'information figurant dans le dossier.

Le personnel peut demander à l'avocat ou au parajuriste titulaire d'un permis de fournir son numéro de permis du Barreau du Haut-Canada.

Demandes présentées par un représentant qui n'est ni avocat ni parajuriste titulaire d'un permis

Le représentant (autre qu'un avocat ou un parajuriste titulaire d'un permis) qui représente une partie à une requête peut avoir accès à l'information qui figure dans le dossier de la requête de cette personne. Toutefois, cela exige que le représentant ait une autorisation écrite de la partie indiquant qu'il la représente aux fins de cette requête.

Le personnel vérifie qu'une partie a autorisé par écrit le représentant à la représenter aux fins du dossier de la requête. Lorsque c'est bien le cas, il permet au représentant d'avoir accès à l'information figurant dans le dossier de la requête. Si le dossier ne comprend pas une autorisation écrite donnée par la partie, le personnel, avant de divulguer toute information se trouvant dans le dossier, demande au représentant de lui fournir l'autorisation écrite.

Application de la LAIPVP aux renseignements qui figurent dans les dossiers de requête de la Commission

Les dossiers de la Commission contiennent des renseignements personnels

La Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) a deux principaux objets. Le premier est de procurer un droit d’accès à l’information régie par une institution gouvernementale. Il existe des exemptions particulières concernant ce droit d'accès. Toute information visée par l'une de ces exemptions ne peut être divulguée au public.

Le second objet de la LAIPVP est de protéger la vie privée des particuliers. La LAIPVP protège la vie privée notamment grâce à une règle stipulant que le gouvernement ne doit pas divulguer au public de renseignements personnels concernant un particulier (sauf dans des circonstances limitées prévues par la LAIPVP).

Les dossiers de la Commission contiennent des renseignements personnels. Pour cette raison, le public ne peut avoir accès à l'information figurant dans un dossier de requête de la Commission sans faire une demande aux termes de la LAIPVP. Si une personne fait une demande aux termes de la LAIPVP afin d'avoir accès à des renseignements qui se trouvent dans un dossier de la Commission, le coordonnateur de l'accès à l'information décide quels renseignements, le cas échéant, peuvent être divulgués en fonction de la définition de « renseignements personnels » donnée dans la LAIPVP (voir ci dessous).

En quoi consistent les renseignements personnels aux termes de la LAIPVP?

Aux termes de la LAIPVP, les renseignements personnels sont définis comme des renseignements ayant trait à un particulier qui peut être identifié et comprennent notamment les renseignements suivants :

• adresse et numéro de téléphone du particulier;
• renseignements reliés à la participation du particulier à des opérations financières;
• opinions et points de vue d'un autre particulier concernant le particulier;
• correspondance ayant explicitement ou implicitement un caractère personnel et confidentiel, adressée par le particulier à une institution;
• nom du particulier, s’il figure parmi d’autres renseignements personnels qui le concernent, ou si sa divulgation risque de révéler d’autres renseignements personnels au sujet du particulier.

La définition prévoit que les renseignements personnels n'incluent pas les renseignements qui identifient le particulier par rapport à ses activités commerciales ou à ses attributions professionnelles. Cela signifie que les renseignements concernant un locateur dans un dossier de la Commission ne sont pas nécessairement visés par la définition de renseignements personnels (voir ci-dessous).

La définition du terme « particulier » n'inclut pas une personne morale. Cela signifie que les renseignements qui seraient jugés personnels s'ils concernaient un particulier ne seraient pas jugés personnels s'ils concernaient une personne morale.

Les renseignements des dossiers de la Commission qui concernent les locataires sont des renseignements personnels

Les dossiers de la Commission contiennent des renseignements personnels concernant les locataires, selon la définition susmentionnée figurant dans la LAIPVP. Les renseignements personnels concernant les locataires peuvent inclure leur nom, le numéro de leur logement, des renseignements financiers sur le montant du loyer payé et échu, etc.

Cela signifie que si un particulier présente une demande aux termes de la LAIPVP pour avoir accès à de l'information contenue dans un dossier de la Commission, la Commission ne divulgue pas d'information concernant le locataire en réponse à la demande.

Les renseignements des dossiers de la Commission qui concernent les locateurs ne sont pas des renseignements personnels

Comme il a été précisé plus haut, la définition de renseignements personnels n'inclut pas l'information qui identifie un particulier par rapport à ses activités commerciales ou à ses attributions professionnelles. Le Bureau du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée/Ontario a déterminé que les locateurs mènent des activités commerciales lorsqu'ils louent un logement à des locataires. Ainsi, les renseignements qui se trouvent dans un dossier de la Commission et qui identifient un locateur, par exemple son nom, son adresse et d'autres coordonnées, ne sont pas jugés être des renseignements personnels.

Cela signifie que si un particulier présente une demande aux termes de la LAIPVP pour avoir accès à de l'information contenue dans un dossier de la Commission, la Commission peut divulguer de l'information concernant un locateur en réponse à la demande.

Comment présenter à la Commission une demande aux termes de la LAIPVP

Toute demande d'accès à l'information présentée aux termes de la LAIPVP à la Commission doit être faite par écrit.

Pour ce faire, l'auteur de la demande peut envoyer à la Commission une lettre décrivant en détail les renseignements qu'il veut que la Commission divulgue et précisant clairement qu'il demande accès à l'information aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

L'auteur de la demande peut aussi utiliser une formule servant expressément aux demandes d'accès à l'information aux termes de la LAIPVP. On peut obtenir cette formule sur le site Web du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée/Ontario à l'adresse http://www.ipc.on.ca/images/Resources/up-request_fr.pdf.

Il faut payer des frais de 5 $ pour présenter une demande aux termes de la LAIPVP. Le paiement peut être fait en espèces, ou par chèque ou mandat fait à l'ordre du « Ministre des Finances ».

En général, le coordonnateur de l'accès à l'information répond à une demande aux termes de la LAIPVP dans les 30 jours après que la Commission a reçu une demande complète (voir ci-dessous), y compris le paiement de 5 $.

Que se passe t il si la demande n'est pas complète?

Une demande aux termes de la LAIPVP doit fournir suffisamment de précisions sur les renseignements demandés pour permettre au coordonnateur de l'accès à l'information de déterminer quels documents satisferaient à la demande. Si la demande ne fournit pas assez de précisions, ou si elle n'est pas claire, le coordonnateur de l'accès à l'information communique avec l'auteur de la demande pour éclaircir la demande.

Si la Commission divulgue les renseignements demandés…

Si le coordonnateur de l'accès à l'information décide que la Commission peut divulguer les renseignements demandés par l'auteur de la demande, il envoie à ce dernier une lettre qui l'en informe. À moins que l'auteur de la demande doive payer des frais supplémentaires, une copie des documents divulgués est jointe à la lettre.

Si l'auteur de la demande doit payer des frais supplémentaires, la lettre en précise le montant et la raison. L'auteur de la demande doit payer ces frais avant de pouvoir avoir accès aux documents. La lettre l'informe qu'il peut en appeler au CIPVP de la décision d'exiger des frais et du montant des frais. Une fois les frais payés, la Commission donne accès aux documents. Voir la section intitulée Frais supplémentaires pouvant s'appliquer aux demandes présentées à la Commission aux termes de la LAIPVP.

Dans certains cas, le coordonnateur de l'accès à l'information peut autoriser l'auteur d'une demande à voir un document original plutôt qu'une copie. Le coordonnateur envoie alors une lettre indiquant à l'auteur de la demande l'heure et le lieu où il peut consulter le document.

Si la Commission refuse l'accès à la totalité ou à une partie des renseignements demandés…

Si la totalité ou une partie des renseignements demandés est visée par l'une des exemptions prévues dans la LAIPVP, le coordonnateur de l'accès à l'information peut décider que la Commission ne peut divulguer les renseignements demandés, ou qu'elle ne peut en divulguer qu'une partie. Dans ce cas, le coordonnateur de l'accès à l'information informe l'auteur de la demande dans une lettre expliquant pourquoi aux termes de la LAIPVP la totalité ou une partie des renseignements ne peut être divulguée. Dans la lettre, le coordonnateur indique également que l'auteur de la demande peut interjeter appel de la décision de la Commission auprès du CIPVP, et fournit des précisions sur la façon d'interjeter appel (voir ci-dessous).

Frais supplémentaires pouvant s'appliquer aux demandes présentées à la Commission aux termes de la LAIPVP

La LAIPVP autorise la Commission à exiger le paiement de droits pour répondre à une demande (en plus des frais de présentation d'une demande de 5 $). Voici les frais les plus courants pouvant s'appliquer à une demande présentée à la Commission aux termes de la LAIPVP :

Temps de recherche manuelle : 30 $/heure

Le temps de recherche peut comprendre par exemple le temps nécessaire pour chercher un document particulier dans un dossier volumineux ou le temps nécessaire pour examiner une série de documents pour trouver ceux qui sont visés par la demande.

N.B. La Commission ne peut faire de recherche dans ses systèmes informatiques pour trouver des ordonnances liées à un sujet particulier.

Frais pour la préparation d'un document : 30 $/heure

La préparation d'un document inclut l'extraction de renseignements d'un document. Lorsqu'une partie d'un document est extraite, le document est divulgué, mais les parties visées par l'une des exemptions prévues dans la LAIPVP (par exemple, l'exemption touchant les renseignements personnels) sont masquées.

Photocopie : 0,20 $ la page

Estimation des frais

Lorsque l'on estime que les frais de traitement d'une demande seront supérieurs à 25 $, le coordonnateur de l'accès à l'information doit fournir à l'auteur de la demande une estimation des frais. Lorsque l'estimation est supérieure à 100 $, la Commission, avant de répondre à la demande, exige un dépôt pouvant représenter jusqu'à 50 % des frais estimés.

Appel au CIPVP

Toute personne peut interjeter appel auprès du CIPVP de la décision de la Commission concernant une demande présentée aux termes de la LAIPVP (par exemple, une décision refusant l'accès à un document ou une décision exigeant le paiement de certains frais). L'auteur d'une demande doit présenter par écrit un avis d'appel auprès du CIPVP dans les 30 jours civils suivant la date à laquelle la Commission l'avise de sa décision.

Pour de plus amples renseignements

Communiquer avec la Commission de la location immobilière

Cette brochure contient uniquement des renseignements généraux. Pour obtenir de plus amples renseignements ou des exemplaires de formules et de publications de la Commission, vous pouvez :

• communiquer avec la Commission au 416-645-8080 ou, sans frais, au 1-888-332-3234;

• visiter le bureau de la Commission de la location immobilière de votre région. Pour obtenir l'adresse des bureaux de la Commission, veuillez consulter le site Web ou composer l’un des numéros indiqués ci dessus.

ISBN 978-1-4249-8024-6 (HTML)
ISBN 978-1-4249-8025-3 (PDF)
ISBN 978-1-4249-8023-9 (Imprimé)

Diffusion: le 14 octobre, 2008